Portail Numérique pour le Dépôt du Document Unique : Tout ce qu’il faut savoir 

Le document unique devait pouvoir être déposé par l’employeur sur un portail numérique du gouvernement, d’après la loi de 2021 sur la santé au travail. Prévue initialement pour le 1er juillet 2023 pour les entreprises de plus de 150 salariés et pour le 1er juillet 2024 pour celles de moins de 150 salariés, la mise en place de ce portail numérique a été reportée en raison de retards dans le développement de la plateforme dédié

Développement du Portail Numérique : Pourquoi est-ce retardé ?

Le projet de portail numérique découle de la loi « Santé » du 2 août 2021 et du décret entré en vigueur le 31 mars 2022. Ces textes législatifs imposent aux employeurs de déposer leur DUERP et ses mises à jour sur un portail numérique géré par les organisations professionnelles d’employeurs. L’objectif est de centraliser et sécuriser la conservation des documents pour une durée minimale de 40 ans.

Cependant, le développement du portail a rencontré plusieurs obstacles. Les organisations patronales devaient soumettre un cahier des charges pour approbation par le ministère du Travail et la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés), ce qui a retardé le processus. La complexité de garantir la confidentialité des données et de respecter les normes du RGPD (Règlement général sur la protection des données) a nécessité des ajustements supplémentaires.

Ce portail numérique devait être mis en place et géré par une entité supervisée par les organisations professionnelles d’employeurs à l’échelle nationale et interprofessionnelle. Il avait pour but d’assurer la conservation et la disponibilité du DUERP tout en protégeant la confidentialité des données grâce à une authentification sécurisée, réservant l’accès aux personnes autorisées à déposer, mettre à jour ou consulter le document.

 Le portail n’est toujours pas fonctionnel

L’obligation de dépôt dématérialisé du DUERP devait entrer en vigueur le 1er juillet 2023 pour les entreprises de 150 salariés et plus, et le 1er juillet 2024 pour celles de moins de 150 salariés. Toutefois, le portail n’est toujours pas fonctionnel, et le gouvernement a reconnu les difficultés rencontrées pour sa mise en œuvre. Le sénateur Patrick Chaize a soulevé cette question auprès du ministre du Travail le 3 août 2023, en remarquant que la première échéance était déjà dépassée. Il a souligné l’importance de cette nouvelle obligation pour les entreprises et demandé des informations sur l’état d’avancement du portail et les nouvelles dates prévues pour le dépôt dématérialisé du DUERP.

En réponse, le ministre du Travail a admis, le 30 novembre 2023, qu’il y avait de nombreux défis à relever pour mettre en place ce portail, notamment des problèmes techniques, l’hébergement des documents pendant 40 ans, l’authentification des accès, la protection des secrets d’affaires, ainsi que le financement et la maintenance du portail.

L’inspection générale des affaires sociales (IGAS), dans un rapport de mai 2023 publié en décembre 2023, a également confirmé les difficultés opérationnelles du projet, évoquant un « bilan bénéfice-risque négatif ». Parmi ses 16 recommandations, l’IGAS propose de maintenir l’obligation légale pour l’employeur de conserver le DUERP pendant 40 ans et de transmettre systématiquement chaque mise à jour au service de prévention et de santé au travail (SPST).

Obligations actuelles des entreprises concernant le DUERP

En attendant la mise en service du portail, les entreprises doivent continuer à élaborer et à mettre à jour leur DUERP. Elles doivent conserver les versions successives de ces documents soit sous forme papier, soit sous forme dématérialisée. La traçabilité des expositions aux risques est cruciale, et ces documents doivent être accessibles aux employés et anciens employés pour les périodes durant lesquelles ils étaient actifs dans l’entreprise.

Importance de la conservation du DUER

La conservation du DUERP pour une durée d’au moins 40 ans est obligatoire et vise à assurer une traçabilité complète des risques auxquels les travailleurs ont été exposés. Cette mesure est essentielle pour la protection des salariés, notamment en cas de maladies professionnelles qui peuvent se déclarer plusieurs années après l’exposition aux risques. La numérisation et la centralisation de ces documents facilitent leur accès et leur gestion, réduisant ainsi le risque de perte ou de dégradation des informations importantes.

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