Optimisez la gestion des plans de prévention avec les fonctionnalités étendues de gestion de la coactivité
Principe d’interopérabilité et d’autonomie de mise en œuvre des fonctionnalités du logiciel coactivité plan de prévention 1-One. Les fonctionnalités dédiées à la gestion de la coactivité du logiciel peuvent être mises en œuvre de manière autonome sans exploitation des
autres modules.
L’exploitation des fonctionnalités du logiciel plan de prévention, pour la gestion des situations de coactivité peut également être envisagée en relation avec les fonctionnalités du logiciel prévention des risques professionnels, afin de coupler les risques liés aux interventions des entreprises extérieures aux risques professionnels auxquels sont exposés les salariés de l’entreprise.
Fonctionnalités Plan de prévention
Cette liaison entre les fonctionnalités du logiciel plan de prévention et les fonctionnalités du logiciel prévention des risques professionnels, qui est bien sur facultative, présente l’avantage de rapprocher les deux aspects de la prévention des risques : les risques professionnels auxquels sont exposés les salariés de l’entreprise et les risques auxquels les salariés des entreprises extérieures intervenantes sont exposés lors de leurs intervention sur le site de l’entreprise.
L’intérêt de rapprocher ces fonctionnalités est notamment de simplifier la cartographie des risques de l’entreprise, d’améliorer la qualification des risques existants et leur mise à jour.
Cela permet aussi la consolidation des actions de prévention des risques conçues dans le cadre de la coactivité et celles définies dans les plans d’actions visant à réduire l’exposition aux risques professionnels des salariés. Si les intervenants en santé sécurité au travail et utilisateurs du module du logiciel de prévention des risques et du module logiciel de plans de prévention sont souvent différents – service prévention et HSE, donneur d’ordre, propriétaire ou exploitant, ils partagent la même approche.
Découvrez comment gérer et détailler l’ensemble de la mise en œuvre d’un plan de prévention :
La version étendue de gestion de la coactivité, permet de gérer et de détailler l’ensemble des étapes de la mise en œuvre d’un plan de prévention en créant différents profils d’utilisation pour les intervenants internes (propriétaire, donneur d’ordre, HSE, CSE) mais également les entreprises extérieures intervenantes (EEI) :
• Gestion de la visite préalable, avec l’identification des différents intervenants
• Gestion du compte rendu de visite préalable
• Rédaction et gestion des différents plans de prévention
• Identification des EEI et de leurs sous-traitants
• Identification des salariés des EEI
• Gestion des documents des EEI, accès possible des EEI pour déposer leurs documents
• Accès restreints pour les EEI au logiciel en consultation ou compléter les informations les concernant (référent, salariés, véhicules…)
• Identification des matériels mis à disposition des EEI
• Identification des matériels et véhicules des EEI
• Gestion des plans et conditions d’accès aux Sites et UT pour intégration dans les PDP
• Processus de signature des intervenants pour la validation des EEI
• Gestion automatisée des avenants
• Analyse de la coactivité
• Tableaux de bord des PDP
• Mise en page des PDP adapté au contexte du projet
• Gestion des pièces jointes de tout format en annexe des PDP
• Mise en œuvre de notification par mail à destination des différents intervenants lors une action de leur part est attendue
Mutualisation des informations de prévention, sur un périmètre opérationnel
Pour accompagner les entreprises dans cette démarche, le logiciel DUERP et Coactivité 1-One propose d’exploiter des référentiels de manière commune.
Lors de la mise en œuvre d’un protocole de chargement, déchargement, la préparation d’un permis de feu ou d’un plan de prévention avec le logiciel, sont identifiés les lieux et les environnements de travail concernés par les opérations réalisées par les entreprises extérieures intervenantes.
Durant la visite préalable au plan de prévention, les lieux et environnements de travail concernés sont analysés pour identifier les risques potentiels auxquels seront exposés les salariés des entreprises extérieures intervenantes.
Afin de procéder à une évaluation des risques professionnels, EVRP, avec le logiciel, sont identifiés puis évalués :
- Les sites,
- Les unités de travail (pouvant correspondre à un atelier),
- Un chantier,
- Les postes de travail.
Identifier les risques
Les modules logiciel plan de prévention et logiciel Document Unique d’évaluation des risques professionnels, DUERP, permettent d’identifier un niveau de granularité commun pour identifier les risques (sur sites, UT, postes, activités ou tâches). Il est donc possible de partager un référentiel commun afin de disposer d’une vision globale du positionnement des zones de travail sur lesquels les salariés de la société et ceux des entreprises extérieures intervenantes sont exposés.
En savoir plus
Pour réaliser l’EVRP, le logiciel exploite un référentiel de risques, dont l’objectif premier est que tout risque identifié dispose d’une désignation unique. Ainsi, durant la production du document unique avec le logiciel, mais également lors de la mise en œuvre des actions de prévention, l’homogénéité des désignations permet d’avoir une vision globale de l’existence d’un risque dans l’entreprise quel que soit le niveau retenu pour l’identifier et l’évaluer. Cela va permettre la mise en place d’une politique de prévention efficace, avec des actions transverses produites grâce à la fonctionnalité PAPRIPACT du logiciel DUERP.
Le module logiciel plan de prévention, procède de la même manière pour gérer la coactivité, à partir du niveau de granularité retenu (sites, UT, postes, activités ou tâches). Le référentiel de risques permet de renseigner toutes les expositions recensées lors de l’établissement de la convention de coactivité, protocole de chargement, déchargement, permis de feu…avant de définir les actions de prévention à mettre en œuvre.
Référentiel d’actions de prévention
De la même manière qu’il permet l’exploitation d’un référentiel de risques communs pour les plans de prévention et actions de prévention des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés de l’entreprise, le logiciel document unique et plan de prévention 1-ONE propose également d’exploiter un référentiel unique d’actions de prévention.
Pour anticiper la mise en œuvre des actions de prévention à engager, le logiciel de prévention permet également d’associer à un risque du référentiel, une ou plusieurs actions de prévention qui seront ou non retenues lors de la validation des plans d’actions pour la partie EVRP et document unique et lors de la validation des conventions et avenants de coactivité.
Suivant cette logique de mutualisation des données relatives aux risques et à leur prévention, un autre référentiel géré dans le logiciel peut être exploité de manière commune dans le module logiciel plan de prévention et dans le module prévention des risques professionnels DUERP : le référentiel des matériels.
Suivant cette logique de mutualisation des données relatives aux risques et à leur prévention, un autre référentiel géré dans le logiciel peut être exploité de manière commune dans le module logiciel plan de prévention et dans le module prévention des risques professionnels DUERP : le référentiel des matériels.
En savoir plus
Différents types ou familles de matériels sont gérés dans le logiciel : les EPI, les EPC et les matériels présentant des risques lors de leur utilisation. En complément des référentiels de risques et d’actions de prévention, les matériels exploités par sites, UT, postes de travail…sont identifiés, tout comme leur contrôles, révisions, et leurs dates de fin de validité. Ces fonctionnalités sont complétées par des notifications permettant d’alerter les intervenants sur les actions préventives qu’ils doivent mettre en place. Concernant la partie logiciel document unique et risques professionnels, ces matériels identifiés dans le logiciel permettent de renseigner les fiches de postes sur les EPI requis. Les matériels référencés dans le logiciel sont également utilisés lors de la phase d’évaluation des risques dès lors qu’ils présentent une dangerosité, et donc un risque pour les salariés lors de leur exploitation. Les différents matériels renseignés dans le logiciel trouvent une autre utilité lorsqu’ils constituent des éléments de prévention. Ils permettent une description précise et détaillée (depuis les fonctionnalités du logiciel actions de prévention), dès lors qu’ils contribuent en qualité d’EPI ou d’EPC à réduire l’exposition aux risques professionnels pour les salariés de l’entreprise. Si avec la notion de référentiel de risques il existe des éléments communs entre le module DUERP et le module coactivité du logiciel de prévention des risques 1-ONE, un élément différenciant existe concernant le traitement du risque identifié.
Plan de prévention et DUERP
Dans le cas d’un plan de prévention, pour chaque risque, des actions de prévention sont définies directement pour prévenir l’exposition au risque identifié. Dans le cas de l’EVRP, le logiciel intègre (avant la mise en place de toutes actions de prévention), une cotation du risque basée sur une méthode d’évaluation reposant sur un ou plusieurs facteurs de risques.
Chaque risque dans le module DUERP est ainsi évalué à partir d’un ou plusieurs facteurs (fréquence, occurrence, gravité, maîtrise) qui dispose de sa propre échelle de valeur (1 à 5, 0 à 4 …). L’évaluation du risque étant la combinaison des niveaux des différents facteurs qui aboutit au calcul d’un indice de risque brut ou intrinsèque, qui sera ensuite pondéré (si ce mode de révision est retenu), lors de la mise en œuvre des actions de prévention pour aboutir au calcul d’un risque résiduel ou net.
Catégories d’utilisateurs pour le plan de prévention
L’autre élément différenciant est bien sur le profil des utilisateurs du logiciel QHSE, même si sur ce point également des éléments communs existent. Pour l’exploitation des fonctionnalités du logiciel plan de prévention, coactivité, trois catégories principales d’utilisateurs exploitent le logiciel :
Le donneur d’ordre,
Le propriétaire ou exploitant et,
L’entreprise extérieure intervenante, qui participent à la préparation du plan de prévention, lors des visites préalables, qui valident les conventions de coactivité ainsi que leurs avenants.
Catégories utilisateurs pour le logiciel DUERP
- Le service prévention des risques,
- Les conseillers de prévention,
- Les principaux utilisateurs du module logiciel HSE,
- Les managers et les chefs de service qui accèdent aux données de l’évaluation des risques et aux actions de de prévention (lorsqu’ils sont associés au processus DUERP),
- Les référents de prévention,
- Les assistants de prévention qui accompagnent les directions opérationnelles dans la prévention des risques.
Une autre catégorie d’utilisateur des fonctionnalités du module logiciel document unique est constituée par l’ensemble des salariés ou agents et qui peuvent avoir accès en consultation au DUER, à l’ensemble des risques évalués de l’entreprise ou uniquement pour les risques auxquels ils sont exposés du fait de leur activité professionnelle. La gestion des droits et profils de connexion n’est bien sûr par limitée à ces différents profils d’utilisateurs (qu’il s’agisse des fonctionnalités du logiciel document unique et prévention ou celles relatives aux plans de prévention et à la coactivité), des profils plus orienté RH ou QVT, des profils techniques, par exemple dans le cadre des plans de prévention un profil de connexion dédié au poste de garde d’un site, sont possibles.
Identifier les processus métier
Le logiciel de prévention des risques et de gestion des plans de prévention 1-One permet d’identifier par module fonctionnel les processus métiers pour la gestion de la coactivité et pour la gestion de l’EVRP, tout en privilégiant la constitution de référentiels communs, en choisissant la granularité pour l’identification des risques (sites, UT, postes de travail, tâches ou activités), la désignation des risques, la désignation des actions de prévention. Cette approche permet de disposer d’une cartographie complète des risques de l’entreprise, dès lors que les deux modules fonctionnels sont mis en œuvre, sans contrainte d’agrégation de données hétérogènes. Les données basées sur des référentiels communs (accessibles à la demande) simplifient le reporting nécessaire pour définir une politique de prévention globale, conforme avec une démarche de traçabilité et de lisibilité requise en phase de certification MASE.
Cette logique d’interopérabilité entre le module logiciel prévention des risques, document unique et le module plan de prévention, coactivité, prévaut également pour les autres fonctionnalités métier du logiciel 1-One :
- Le module logiciel risques chimiques,
- Le module logiciel santé au travail (visites médicales et rendez-vous infirmiers, dossier médical),
- Le module logiciel AT et MP
Ainsi que les fonctionnalités transverses du logiciel : organigramme et données d’entreprise, organigramme de gestion des risques, gestion des données des personnels, des habilitations et formations en santé sécurité au travail, gestion des droits et des profils des utilisateurs.
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